Text: Stephanie Endt
„Man kann nicht nicht kommunizieren“ sagte Paul Watzlawick im Rahmen seiner Kommunikationstheorie. Ich habe allerdings den Eindruck, dass man sehr wohl zu viel kommunizieren kann. Zumindest, was die einseitige Kommunikation durch die alltägliche Informationsflut betrifft.
Das kennen wir alle: Nach dem Urlaub ist der Posteingangskorb des beruflichen E-Mail-Accounts voll. Wir fangen an, das Unwichtige zu löschen und die wichtigsten Mails zu beantworten. Doch zu unterscheiden, welche Nachricht wichtig ist und welche weniger, das ist gar nicht so leicht.
Nach dem letzten Urlaub fiel mir einer meiner Neujahrsvorsätze ein: Herauszufinden, wie ich besser mit der täglichen Informationsflut umgehen kann.
Informationen bekommen wir nicht nur per E-Mail: Allein an meinem Arbeitsplatz habe ich mehrere weitere Informationskanäle. Da ist zum Beispiel Microsoft Teams mit verschiedenen Möglichkeiten des Chats. Das Intranet meines Arbeitgebers mit Homepages und Newskanälen für jede Abteilung kommt dazu. Die wichtigsten kann ich abonnieren, um nichts zu verpassen.
Dazu kommen Nachrichtenseiten und ein „Medienspiegel“, der aktuelle branchen- und unternehmensrelevante Presseartikel zusammenstellt; außerdem diverse Social-Media-Kanäle. In meinem Job im Marketing sollte ich auf dem Laufenden sein: „Ich muss alles lesen, alles wissen, um adäquat reagieren zu können!“
Einen klaren Kopf behalten und die Technik sinnvoll nutzen
Ganz klar: Das kann nicht funktionieren. In der Flut der täglichen Informationen müssen wir filtern. Nur so können wir einen klaren Kopf behalten und wichtig von unwichtig unterscheiden. Und noch wichtiger: Richtig von falsch! Denn wenn ich nicht filtere, erwische ich zwangsläufig auch die eine oder andere „Fake News“.
Im Internet gibt es viele Seiten, die sich mit der Frage beschäftigen, wie man „Herr (und Frau) über die Informationsflut“ wird. Zwischen Blogs, Newslettern und Seminarangeboten finden sich einige Seiten mit Tipps – die allerdings eher an der Oberfläche bleiben.
Hier ein paar Ideen für einen effizienteren Umgang mit dem E-Mail-Postfach:
● Lesen Sie tatsächlich alle Newsletter, die Sie abonniert haben? Melden Sie sich ggf. ab. Falls Sie doch mal Informationen zu dem Thema brauchen, finden Sie diese sicher über eine Suchmaschine.
● Beschäftigen Sie sich mit Ihrem E-Mail-Programm: In den meisten Programmen ist die eine oder andere Einstellung möglich, um z. B. automatische Sortierungen vorzunehmen, Absender farbig zu kennzeichnen, E-Mails automatisch in Ordner verschieben zu lassen, Aufgaben anzulegen etc.
● Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht betreffen.
●Entscheiden Sie nach dem Lesen einer E-Mail: Muss ich etwas tun?
→ Geht es schnell, beantworten Sie die E-Mail sofort. Dann ist die Arbeit vom Tisch und Sie müssen sich nicht später noch einmal in das Thema eindenken.
→ Wenn es länger dauert, legen Sie die Aufgabe auf Termin und planen Sie sie in Ihren Tag ein.
→ Ist es nur eine Info, die Sie betrifft, verschieben Sie sie in den entsprechenden Ordner.
● Deaktivieren Sie die Benachrichtigungsfunktion, damit Sie nicht für jeden neuen Posteingang einen Hinweis bekommen.
● Planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie Ihre E-Mails lesen.
Die für mich wichtigste Erkenntnis: Ich kann (meistens) selbst bestimmen, wann ich welche Information lesen bzw. abrufen möchte. Das hilft mir, effizienter zu sein und mich nicht unnötig aus dem Arbeitsrhythmus bringen zu lassen. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen im Umgang mit Ihren E-Mails: „Möge die Macht mit Ihnen sein“.
Fünf Strategien für Unternehmen bzw. deren Mitarbeitende, um den Umgang mit Informationen am Arbeitsplatz stressfreier zu gestalten:
Vereinheitlichen:
Teams und Arbeitsgruppen sollten sich darauf verständigen, welches Medium sie für welchen Zweck nutzen und wie schnell sie eine Antwort erwarten.
Beschränken:
Statt immer mehr Software einzusetzen, sollte man Programme, Kanäle und Medien auf ihren Nutzen für die Anwender prüfen – und Überflüssiges ggf. abschalten: Weniger ist oft mehr.
Zeit investieren:
Eigene Nachrichten sollten „kurz und knapp“ formuliert sein und alle notwendigen Informationen enthalten: was, wer, wie, bis wann. Je klarer die Aufgaben bzw. Anweisungen, desto weniger Rückfragen werden nötig.
Fokussieren:
Schicken Sie Informationen ausschließlich an die Verantwortlichen. Verwenden Sie das CC-Feld eher sparsam.
Dokumentieren:
Statt Vorgänge im eigenen E-Mail-Briefkasten zu dokumentieren, bietet sich eine gepflegte Datenbank an. Dort haben alle Mitarbeitenden Zugriff, jeder kann alles Wissenswerte über Prozesse, Ansprechpersonen und Speicherorte finden. Wenn alle Beteiligten die Datenbank und ihre Struktur kennen und nutzen, kann überflüssige Kommunikation verringert werden.
Quelle: https://topeins.dguv.de/fuehrungskultur/die-informationsflut-lenken/
Zu den Autoren:
Stephanie Endt ist seit vielen Jahren Mitglied im Redaktionsteam der „inhalte“. Lesen, Schreiben und Korrigieren gehören zu ihrer Arbeit im Marketing wie die Butter aufs Brot. Auch außerhalb der Arbeit spielen Sprachen und Sprache für sie eine große Rolle.