„Warum in die Ferne schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah“, soll Goethe mal gesagt haben. Gut, er hat damals sicherlich nicht damit rechnen können, dass Entfernungen eines Tages kaum mehr eine Rolle spielen würden. Vor allem durch die Corona-Pandemie haben wir gelernt, mit Distanz umzugehen, ohne unsere persönlichen Kontakte zu verlieren. Sich zu sehen, obwohl man sich nicht trifft – Videotelefonie macht das möglich. Und auch im beruflichen Kontext wird sie mehr und mehr für eine Beratung aus der Ferne eingesetzt.
Abstand halten, Mundschutz aufsetzen und Desinfektionsmittel zur Hand haben – unser Alltag im Kundenkontakt hat sich verändert. Darüber hinaus wohnen immer weniger Kunden in Fußnähe zum Geschäftssitz. Mit einer Videoberatung müssen wir uns über Hygienemaßnahmen keine Gedanken machen und sparen Kosten und Zeit für Fahrten ein. Das macht ein Gespräch doch gleich etwas entspannter. Nur das bisschen Aufregung vor der neuen Gesprächsform bleibt noch bestehen. Was muss alles beachtet werden?
Die richtige Software auswählen
Es gibt verschiedene Systeme für Videotelefonie auf dem Markt, die sich in der Funktionalität sehr ähneln, allerdings auch wesentliche Unterschiede haben. Achten Sie bei Ihrer Entscheidung vor allem auf den Komfort für Ihren Kunden:
Die Nutzung sollte selbsterklärend und einfach sein. Im besten Fall können Ihre Kunden direkt über ihren Browser die Beratungsumgebung aufrufen und müssen keine weitere Software installieren. Darüber hinaus ist es bei vielen Anbietern möglich, zusätzlich zum Videobild auch den Bildschirm oder Anwendungen zu teilen. So können Dokumente gemeinsam eingesehen werden, was gegebenenfalls die Beratung vereinfacht. Bei der Auswahl eines Systems sollte natürlich auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen beachtet werden. Hier gab es in den Medien zuletzt Kritik an dem einen oder anderen Anbieter.
Stimmige Technik nutzen
Für eine Videoberatung braucht es eine passende technische Ausstattung. Die Basis bilden auf beiden Seiten eine stabile Internetverbindung und ein angemessenes Endgerät. Wenn Dokumente geteilt werden, ist ein Laptop auf Grund der Displaygröße geeigneter als ein Smartphone. Um das Videobild aufzunehmen, muss eine Kamera verbunden sein. Grundsätzlich bietet eine externe Kamera ein professionelleres Erscheinungsbild als eine integrierte Kamera, da sie auf Augenhöhe platziert werden kann. Auf Kundenseite spielt die Entscheidung für eine externe oder eine integrierte Kamera keine große Rolle: Das Beratungsgespräch kann auch dann funktionieren, wenn der Kunde selbst kein Videobild überträgt. Wichtiger ist hier eine gute Tonqualität, weil Störgeräusche schnell nerven. Daher kann es sinnvoll sein, den Ton nicht über das Videoberatungssystem zu übertragen, sondern ein separates Telefonat zu starten. Testen Sie am besten beides für sich aus.
Authentisch und professionell auftreten
Grundsätzlich lässt sich sagen: Je authentischer Sie sich verhalten, desto professioneller wirken Sie. Allerdings können einige Faktoren ein Videotelefonat stören. Wählen Sie Ihren Hintergrund mit Bedacht. Jeder zu sehende Gegenstand kann eine Botschaft vermitteln, daher sollten Sie störende Elemente wegräumen. Ansonsten zählen genau die Faktoren im Gespräch, die Sie auch in einem persönlichen Treffen beachten würden: Vermutlich würden Sie Ihren Kunden nicht im Schlafanzug besuchen und wären pünktlich an Ort und Stelle. Bei der Kleidungswahl gibt es noch eine kleine Ergänzung: Kleingemusterte Kleidung kann im Videobild stören. Besser tragen Sie Unifarbenes. Sind Software, Hardware und Sie selbst bereit, dann darf es auch schon losgehen. Aber machen Sie zu Ihrer Sicherheit noch einen Testlauf mit jemandem aus Ihrem persönlichem Umfeld, bevor Sie in die virtuelle Verabredung mit Ihrem Kunden gehen.
Fazit: Mit der Videoberatung an Ihrer Seite können Sie Ihre Beratungsgespräche künftig besser in Ihren und denAlltag Ihres Kunden integrieren. Fahrtwege entfallen, was eine Terminfindung sicherlich vereinfacht. So schweifen Sie für diese Termine nur noch gedanklich in die Ferne und lassen das Auto stehen. Eine gute Beratungssituation liegt manchmal eben so nah.
- Anna Juliana Bohr