Grundsätzlich gilt für Unterlagen, die als Grundlage für Buchungen gedient haben, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, andernfalls von sechs Jahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils nach Ende des Kalenderjahres, aus dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung stammt – das heißt, wenn die letzte Buchung erfolgt oder der Jahresabschluss aufgestellt worden ist.
Sind beispielsweise im Jahr 2009 die letzten Buchungen für 2008 vorgenommen und der Jahresabschluss für 2008 erstellt worden, so beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2010 und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2019. Diese Unterlagen können daher ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden.
Sollten noch nicht alle Steuerbescheide bestandskräftig sein, so führt dies zur Aussetzung der Aufbewahrungsfrist.
Zu Unterlagen, die rund 30 Jahre aufbewahrt werden sollten, gehören Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten.
Ausbildungsurkunden und Abschlusszeugnisse, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden von Familienangehörigen sollten genauso wie Unterlagen zur Rentenberechnung (Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen und Gehaltsabrechnungen) und ärztliche Gutachten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden.
■ Annika Hohoff