Viele Unternehmen möchten das Jahresende mit einer Weihnachtsfeier für ihre Mitarbeiter ausklingen lassen. Da ist es gut, dass bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei ausgerichtet werden können. Hierfür dürfen allerdings die Kosten für die Feiern den Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Übersteigen die Kosten diesen Freibetrag, wird die Betriebsveranstaltung umsatzsteuerpflichtig und der übersteigende Betrag muss versteuert werden.
Wann gilt eine Betriebsveranstaltung als Betriebsveranstaltung?
Der Gesetzgeber definiert Betriebsveranstaltungen als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, die den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima fördern sollen“. Abgesehen von den aktiven Mitarbeitern können auch ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeiter, die Mitarbeiter anderer Unternehmen des gleichen Konzerns und private Begleitpersonen teilnehmen. Generell sollte eine solche Veranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs oder einer Abteilung offen stehen. Wenn weniger als 50 Prozent der Teilnehmer tatsächlich Betriebsangehörige sind, erkennt das Finanzamt die Veranstaltung nicht mehr als Betriebsveranstaltung an.
Arbeitsessen, Geburtstagsfeiern, Jubiläumsfeiern und Verabschiedungen ausscheidender Mitarbeiter gelten nicht als Betriebsveranstaltungen. Kann jedoch das überwiegend betriebliche Interesse geltend gemacht werden, gilt auch bei diesen Veranstaltungen eine Lohnsteuerfreigrenze von 110 Euro.
So ist die Betriebsveranstaltung steuerlich absetzbar
Der Arbeitslohn, der aus Anlass von Betriebsveranstaltungen gezahlt wird, wird mit 25 Prozent pauschal besteuert. Dazu kommen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuerzuschlag. Diese Regelung tritt dann in Kraft, wenn der Freibetrag von 110 Euro überschritten wird oder die Grenze von maximal zwei Veranstaltungen im Jahr. Nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr teil, sind die insoweit anfallenden zusätzlichen Kosten steuerpflichtig.
Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer. Es spielt keine Rolle, ob die Aufwendungen einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (z.B. Raummieten oder Kosten für einen Eventplaner; auch Kosten für Begleitpersonen des Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden).
Der Arbeitgeber kann diesen Arbeitslohn pauschal mit 25 Prozent versteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht. Etwaige Geldgeschenke, die zwar im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gemacht werden, aber kein zweckgebundenes Zehrgeld sind, unterliegen nicht der Pauschalierungsmöglichkeit.
Quelle: Blitzlicht Steuern-Recht-Wirtschaft 11/2019
Hinweis: Nach einem Urteil des Finanzgerichts Köln gehen Absagen zur Weihnachtsfeier steuerlich nicht zulasten der feiernden Kollegen. Das abschließende Urteil des Bundesfinanzhofs steht hierzu noch aus.
■ Margareta Lindenblatt