Bargeld – ein ständiger Dorn im Auge des Finanzamtes. Nichts entzieht sich dem Zugriff des Fiskus leichter als Bares. Den Betriebsprüfern steht bereits seit Anfang 2018 ein neues Instrument zur Verfügung, alle Arten von Kassen zu kontrollieren: die Kassen-Nachschau.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zieht die Kassen-Nachschau seit dem 1. Januar 2018 nach. Das eigenständige Verfahren ermöglicht den Finanzämtern, unangekündigt und außerhalb einer Betriebsprüfung schnell zu klären, ob alle Kassendaten ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden.
Wer ist betroffen?
Sobald Kunden bei Ihnen Waren oder Dienstleistungen gegen Bargeld erwerben können, rückt Ihre Kasse mit hoher Wahrscheinlichkeit über kurz oder lang ins Visier der Finanzämter.
Ob Bäckerei, Friseursalon, Apotheke, Café, Blumengeschäft oder Schneiderei – Betriebe unterschiedlichster Branchen, bei denen Kassen zum Einsatz kommen, müssen mit einer Kassen-Nachschau rechnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob nun offene Ladenkassen, elektronische oder computergestützte Kassensysteme angewendet werden. Auch App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter oder Geldspielgeräte stehen im Rahmen einer Kassen-Nachschau im Fokus der Steuerbehörden.
Was wird geprüft?
Der Prüfungsschwerpunkt liegt derzeit auf der ordnungsgemäßen Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Bareinnahmen und -ausgaben, wird aber ab 2020 auch auf die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des Kassensystems ausgeweitet. Damit wird dann auch das Vorhandensein und die richtige Nutzung einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung am Kassensystem geprüft.
Was tun, wenn der Prüfer zur Kassen-Nachschau vor der Tür steht?
Prüfer des Finanzamtes dürfen die Räume des Unternehmens im Rahmen der Kassen-Nachschau unangekündigt betreten. Die Prüfung kann grundsätzlich während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten vorgenommen werden – zu jeder Zeit und solange der Unternehmer oder Arbeitnehmer anzutreffen sind.
Im Vorfeld kann der Finanzbeamte zunächst nicht nur die Kasse und ihre Handhabung beobachten, sondern auch „Testkäufe“ tätigen oder Getränke und Speisen im Cafè des Steuerpflichtigen verkosten – vom Unternehmer und seinen Mitarbeitern unbeachtet und ohne seine Identität preiszugeben. Erst wenn er zur Kassen-Nachschau übergeht, muss sich der Prüfer ausweisen.
Wie läuft eine Kassen-Nachschau ab?
Nachdem der Finanzbeamte sich ausgewiesen hat, ist der Unternehmer zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Er muss umfassenden Zugriff auf seine Kassenbücher und (elektronische) Kassendaten gewähren. Selbst die Systemdokumentation, wie Handbücher und Infos über Software-Updates, müssen zur Verfügung gestellt werden. Zudem kann der Finanzbeamte vom Unternehmer verlangen, dass an Ort und Stelle ein „Kassensturz“ durchgeführt wird. Dabei wird der gezählte Ist-Betrag mit dem Soll- Betrag der Kasse verglichen. Zeichnet der Unternehmer seine Kassendaten nebst Buchungen digital auf, muss er auf Verlangen des Beamten die gespeicherten Daten und Unterlagen auf einem Datenträger herausgeben. Ab dem 1. Januar 2020 erfolgt die Datenübermittlung dann über eine einheitliche Datenschnittstelle.
Wie kann sich der Unternehmer auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten?
Viele Unternehmer sind auf unangekündigte Kontrollen immer noch unzureichend vorbereitet. Steuerberater können dabei mithilfe entsprechender Beratung und Checklisten ihre Mandanten auf die neuen steuerlichen Anforderungen vorbereiten.
Wer alle technischen Voraussetzungen schafft, täglich das Kassenbuch führt, zudem alle Arbeitsabläufe intern prüft und seine Mitarbeiter schult und entsprechend einweist, kann einer Kassen-Nachschau entspannt begegnen.
Welche Sanktionen drohen bei mangelhafter Kassenführung?
Wird der Prüfer erst mal fündig, ist der Steuerpflichtige dran: Sobald die Aufzeichnungen mangelhaft sind oder die Kassendokumentation der Geschäftsvorfälle dem Beamten nicht plausibel erscheint, drohen Konsequenzen. Steuerhinzuschätzungen und Steuernachzahlungen sind dann gewiss. Darüber hinaus drohen dem Unternehmer Bußgeldverfahren oder bei schwerwiegenden Mängeln sogar Strafverfahren wegen Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung.
In jedem Fall gut beraten sind Gewerbekunden mit einem Spezial-Straf- Rechtsschutz:
Damit sind nicht nur Steuerrechtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt ab dem Klageverfahren versichert, sondern auch die Verteidigung im Strafverfahren.
Einige Tipps, um für eine Kassen-Nachschau gut gerüstet zu sein:
◗◗ Prüfen Sie, ob Ihre Kasse den Standards entspricht..
◗◗ Stellen Sie alle Unterlagen Ihrer Kasse(n) zusammen: Kaufbelege, Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen, Programmieranleitungen, Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen etc. .
◗◗ Machen Sie täglich einen Kassenabschluss und führen Sie das Kassenbuch täglich.
◗◗ Prüfen Sie alle Belege auf Vollständigkeit.
◗◗ Überprüfen Sie regelmäßig die ordnungsgemäße Funktion der Kassen.
◗◗ Sind alle Kassendaten (Storno, Retouren, Boni, Trainingsspeicher) erfasst?
◗◗ Führen Sie regelmäßig einen Kassensturz durch – auch bei elektronischen Kassensystemen.
◗◗ Dokumentieren Sie das Ergebnis, betreiben Sie Ursachenforschung bei Kassendifferenzen.
◗◗ Dokumentieren Sie zeitnah auftretende Besonderheiten (Diebstahl, Betrug, Untreue von Mitarbeitern, Stromausfall etc.).
◗◗ Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten Ihrer Kassendaten.
◗◗ Legen Sie für die unangekündigte Kassen-Nachschau Auskunftspersonen fest und weisen diese an, für den Fall, dass Sie nicht anwesend sind.
◗◗ Bestimmen Sie einen Ort, wo alle Unterlagen für eine unangekündigte Kassen-Nachschau verfügbar bereitliegen.
■ Dorothea Meckmann
