Ein Büro (auch Schreibstube, Kontor, Geschäftszimmer, Amtszimmer, Lernzimmer; Lehnwort vom französischen Bureau) ist laut Internetauskunft Wikipedia ein Raum, in dem vorwiegend Verwaltungstätigkeiten wie Schreiben, Lesen, Rechnen und Besprechen ausgeübt werden. Bei Behörden und Rechtsanwälten wird es heute meist als Kanzlei bezeichnet.
Je nach Aufgabe dient ein Büro einer einzelnen Person oder vielen Personen (Großraumbüro) als Arbeitsraum. Zur Ausstattung eines Büros gehören Büromöbel wie zum Beispiel Schreibtische, Schränke und/oder Regale sowie Kommunikationsmittel wie Telefon und Faxgerät. Seit etwa Mitte der 1980er Jahre sind in den meisten Büros auch Computer zu finden, die sowohl zur Bearbeitung der Akten wie auch zur Kommunikation dienen. Die ersten Büros wurden schon Ende der 1970er Jahre mit Computern ausgestattet.
Was kann schon passieren?
Bei der Gründung eines Bürobetriebes, der überwiegend in den eigenen (oder gemieteten) vier Wänden tätig ist, stehen die betrieblichen Haftpflichtrisiken, die sich aus dem Arbeitsalltag ergeben können, möglicherweise nicht im Vordergrund. Im Gegensatz zu beispielsweise einem Handwerker, der anhand seiner auszuführenden Tätigkeiten ahnen kann, welche Schäden er seinen Kunden oder Dritten zufügen könnte und mit welchen Risiken er zu rechnen hat, denkt sich der ein oder andere Inhaber eines reinen Bürobetriebes vermutlich: “Was soll schon passieren, wenn ich den ganzen Tag nur hinter meinem Schreibtisch sitze?“
Hierbei wird jedoch übersehen, dass auch ein reiner Bürobetrieb Risiken in sich birgt, gegen die eine optimal zugeschnittene Betriebshaftpflichtversicherung schützen kann. Die vordergründigste Gefahr ergibt sich bereits aus der Immobilie, den Geschäftsräumen selbst oder dem Gebäudekomplex, in dem sich das Büro befindet. Der Inhaber einer Immobilie – auch eines einzelnen Büros – haftet grundsätzlich für Schäden, die sich durch die Immobilie ergeben. Der Klassiker ist sicher die nicht ausreichend erfüllte Streu- und Räumpflicht im Winter: Ein Kunde stürzt auf der Treppe vor der Eingangstür, weil der Betriebsinhaber diese nicht von Eis und Schnee befreit hatte. Je nach Umfang der Verletzung des Kunden kann dieser Sturz schon immense Schadenersatzansprüche nach sich ziehen.
Aber selbst wenn wir dieses sogenannte Betriebsstättenrisiko ausklammern, so ist es etwa denkbar, dass der Betriebsinhaber im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit – zum Beispiel als Radfahrer oder Fußgänger – am öffentlichen Straßenverkehr teilnimmt. Kommt es hier zu einem Verkehrsunfall, zahlt es sich aus, eine gute Haftpflichtversicherung zu haben. Hierbei ist es zunächst vollkommen unerheblich, ob der Betriebsinhaber den Unfall verschuldet hat – denn eine Haftpflichtversicherung ist nicht nur für die Bezahlung berechtigter Ansprüche zuständig, sie bietet auch passiven Rechtsschutz, wenn der Versicherte „alles richtig gemacht“ hat. In diesem Fall weist die Versicherung die unberechtigten Ansprüche zurück.
Achtung: Arbeitsunfall!
Auch das Risiko möglicher Arbeitsunfälle wird bei Bürobetrieben häufig nicht ausreichend beachtet. Kein Wunder – bei körperlich nicht besonders anspruchsvollen Tätigkeiten ist die Gefahr eines Angestellten, sich bei der Ausführung betrieblicher Tätigkeiten zu verletzen auch nicht so offenkundig. Dennoch kann es auch in einem reinen Bürobetrieb zu Arbeitsunfällen kommen, wenn etwa mittels eines Stuhls als Leiterersatz ein Aktenordner zu beschaffen ist, der sich natürlich in dem allerobersten Regal befindet und eine Leiter grade nicht zur Hand ist. Stürzt hier der Mitarbeiter und verletzt sich, ist zunächst die zuständige Berufsgenossenschaft eintrittspflichtig. Diese prüft nach Erbringung ihrer Leistungen in jedem Fall die Regressmöglichkeiten – und hat grobe Fahrlässigkeit des Betriebsinhabers den Unfall ermöglicht, so können immense Regressansprüche auf diesen zukommen. Gut, wenn er sich durch eine Betriebshaftpflichtversicherung abgesichert hat, die die Regressansprüche der Berufsgenossenschaft mitversichert. Die LVM-Betriebshaftpflichtversicherung für Dienstleister mit Bürobetrieb beinhaltet diesen wichtigen Schutz.
Mietsachschäden und Schlüsselverlust
Sind die Büroräume gemietet, können jederzeit Schäden an den gemieteten Räumlichkeiten entstehen. Denkbar ist hier etwa, dass durch einen Kurzschluss an einem defekten Wasserkocher ein Brand entsteht, der auch den fest verlegten Teppich in Mitleidenschaft zieht. Der Inhaber eines Bürobetriebs sollte daher in jedem Fall prüfen, ob Mietsachschäden durch Brand, Explosion, Abwasser und Leitungswasser im Versicherungsschutz seiner Betriebshaftpflicht enthalten sind – wie es etwa bei der LVM-Betriebshaftpflicht für Dienstleister mit Bürobetrieb der Fall ist.
Ebenfalls wichtig für alle Mieter von Büroräumen ist Versicherungsschutz für das Abhandenkommen von Schlüsseln, die zu den Betriebsräumen gehören. Bürobesitzer sollten sichergehen, dass die Betriebshaftpflicht die Kosten des Schlüsselverlustes übernimmt – speziell, wenn das Büro sich in einem Mehrparteienhaus mit Schließanlage befindet: Kommt ein Schlüssel abhanden, müssen häufig aus Sicherheitsgründen sämtliche Schlösser des Hauses ausgewechselt werden. Die anderen Mieter benötigen dann auch neue Schlüssel. Sicherheitshalber sollte die Versicherungssumme hier 15.000 Euro nicht unterschreiten.
Bearbeitungsschäden
Mit dem Begriff Bearbeitungsschäden verbinden die meisten Geschäftsleute Tätigkeitsschäden, die überwiegend im Bereich eines Handwerksbetriebes vorkommen. Dass auch ein reiner Bürobetrieb einen kostspieligen Bearbeitungsschaden verursachen kann, erschließt sich meist erst im zweiten Gedankengang. Hier ist es hilfreich, wenn wir uns die Definition des Begriffs Bearbeitungsschaden vor Augen führen: Ein Bearbeitungsschaden entsteht dann, wenn der Versicherungsnehmer bewusst und gewollt im Rahmen seiner betrieblichen Tätigkeit an oder mit einer Sache tätig wird und diese hierbei beschädigt. Denkbar ist etwa, dass der Betriebsinhaber anlässlich eines Kundenbesuchs den Aktenkoffer auf einem Tisch mit hochwertiger Arbeitsplatte abstellt und diese hierbei zerkratzt. Bearbeitungsschäden sind über die LVM-Betriebshaftpflicht für Dienstleister mit Bürobetrieb zuschlagsfrei mitversichert.
Inklusive Privat-Haftpflicht
Die Betriebshaftpflicht für Dienstleister mit Bürobetrieb ist also ein unverzichtbarer Schutz – und dabei durchaus erschwinglich: Bereits für weniger als 5 Euro pro Mitarbeiter und Monat* besteht bei der LVM Versicherung umfassender Versicherungsschutz – und der Betriebsinhaber freut sich noch über eine zuschlagsfrei enthaltene Privat-Haftpflichtversicherung!
Verschiedenartige Betriebe
Die Betriebsabläufe, die in einem Bürobetrieb stattfinden, können sehr unterschiedlich und vielfältig sein: Schreib- oder Übersetzungsarbeiten, Verwaltung von Gebäuden, Vermittlung von Versicherungen oder Finanzierungen oder gar Planung von Gebäuden, Brücken oder Autobahnen – der Vielfalt sind hier fast keine Grenzen gesetzt. So verschieden die Betriebszwecke sind, so unterschiedlich ist auch der jeweilige Versicherungsbedarf. Neben dem reinen Bürobetrieb muss dann immer auch daran gedacht werden, die eigentliche Haupttätigkeit zu versichern, wie zum Beispiel das Risiko von Übersetzungs-, Planungs- oder Beratungsfehlern.
Achtung – besonderer Versicherungsbedarf!
Sobald Beratung, Planung oder Verwaltung zum Büroalltag zählen, ist neben der reinen Betriebshaftpflichtversicherung auch noch eine spezielle Vermögensschaden- Haftpflichtversicherung erforderlich. Dies ist ein sehr spezieller Versicherungsschutz, den vor allem Freiberufler wie Rechtsanwälte, Steuerberater und Hausverwalter benötigen. Aber auch Werbeagenturen und Übersetzer sollten sich speziell absichern. Die meisten Dienstleister mit einem Bürobetrieb können sich bei ihrer LVM-Versicherungsagentur nach einem passenden Versicherungsschutz erkundigen. Auf den besonderen Versicherungsbedarf für Ingenieure, Architekten und Wirtschaftsprüfer haben sich jedoch bundesweit nur wenige Versicherer spezialisiert.
Wussten Sie schon …
… dass sich das Wort Büro aus dem französischen bureau ableitet? Übersetzt bedeutet es etwa „grober Wollstoff“. Mit diesem Stoff wurden früher Schreibtische und -pulte bespannt. Ursprünglich war mit Büro also ein mit Wollstoff bespannter Schreibtisch gemeint. Später meinte man damit den ganzen „Raum mit Schreibtisch“. Im heutigen Französisch und in einigen anderen Sprachen bezeichnet das Wort Büro auch heute noch sowohl das Möbel als auch den Raum.
*Beispiel: 3 Millionen Euro Versicherungssumme, Bürobetrieb mit 5 Mitarbeitern inkl. Privat-Haftpflicht für den Betriebsinhaber (ohne Privat-HaftpflichtPlus)
■ Andrea Haeusler