Alles ist so einfach seit WhatsApp. Jeder Kontakt ist unkompliziert erreichbar, Fragen sind schnell beantwortet und an bestimmte Zeiten muss man sich auch nicht mehr halten. Es gibt viele Vorteile, sogar in der Geschäftswelt, vor allem in der Kommunikation mit Kunden! Wenn da nicht das Datenschutzrecht wäre …
Spätestens seit der Veröffentlichung von WhatsApp Business richten immer mehr Gewerbetreibende den „neuen“ digitalen Kontaktweg zum Kunden ein. Trotzdem ist Vorsicht geboten. Die EU-Datenschutzgrundverordnung zeigt hier klare Grenzen!
Die 5 größten rechtlichen Bedenken und wie man ihnen begegnen könnte:
1. WhatsApp zieht alle auf dem Smartphone gespeicherten Kontaktdaten ab.
Rechtlich gesehen müsste von jedem Kontakt das Einverständnis vorliegen, bevor die Daten an WhatsApp übertragen werden. Doch wer lässt schon alle seine Kontakte vorab unterschreiben? Wer sich vor Strafen schützen möchte, dem bleibt kaum eine andere Wahl: Ein separates Smartphone für WhatsApp, auf dem keine Kontakte eingespeichert sind. Der Nachteil: Man sieht nur noch die Nummern der WhatsApp-Kontakte, keine Namen.
2. Sensible Daten werden auf den Servern von WhatsApp gespeichert.
WhatsApp ist amerikanisch und unternehmerisch verheiratet mit Facebook. Um auf den Datenschutz zu vertrauen, hilft leider auch keine Verschlüsselung. Wer es hier genau nimmt, nutzt WhatsApp nur als reaktiven Kanal und sendet keine sensibleren Informationen. Was Kunden an Daten zur Verfügung stellen, sollte ihnen selbst überlassen sein.
3. Es besteht ein Unterschied zwischen der privaten und gewerblichen Nutzung.
Lange war WhatsApp nicht zur gewerblichen Nutzung erlaubt. Seit der Einführung von WhatsApp Business darf nun auch die Geschäftswelt über den Kanal kommunizieren. Die neue App gibt es derzeit zwar nur für Android, sie bietet aber viele sinnvolle Möglichkeiten: unter anderem automatische Begrüßungsmeldungen und Abwesenheitsnachrichten außerhalb der Geschäftszeiten. Man kann von weiteren Funktionen und vom zukünftigen Ausbau der App ausgehen.
4. Kundendaten müssen manchmal in weiteren Systemen erfasst werden.
Wer bisher Bilder und Dateien aus WhatsApp via Mail an sich selbst gesendet hat um sie von dort in die eigenen IT-Systeme zu bringen, der kann etwas aufatmen. Mit WhatsApp Web wird der eigene WhatsApp-Account im Browser gespiegelt, mit allen Nachrichten. Von hier aus können Dateien lokal gespeichert werden.
5. Nutzer müssen vorab über die Datennutzung informiert werden.
Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung gibt es umfassende Informationspflichten zur Nutzung von Daten. Bestenfalls informiert man vor dem Start der WhatsApp-Kommunikation jeden Kontakt über die Risiken der Nutzung. Viele Unternehmen setzen hierfür Disclaimer-Lösungen auf den Internetpräsenzen ein. So bekommen nur die Nutzer die Telefonnummer angezeigt, die aktiv die Kenntnisname der Hinweise bestätigen.
Ist wirklich alles so einfach mit WhatsApp? Wirklich so unkompliziert, schnell und flexibel? In der Geschäftswelt vermutlich nicht. Trotzdem kann es sich lohnen diesen Schritt zu wagen, sich den rechtlichen Bedenken ernsthaft zu stellen und sinnvolle Lösungen zu finden. Am Ende bestimmt der Kunde den Weg und dieser führt wohl zu einer vollumfänglich digitalen Erreichbarkeit – auch über WhatsApp.
■ Anna Juliana Bohr