Der Digitalisierungstrend zieht sich durch alle Branchen. Längst liegen die wirklich wichtigen und wertvollen Daten in vielen Unternehmen nicht mehr auf Papier, sondern in digitaler Form vor. Ob Kunden-, Produkt-, Bestell-, Rechnungs- oder Personaldaten – fast alles findet sich in elektronischen Verzeichnissen und Dateien wieder. Das spart Zeit, Platz und in der Regel auch oft Nerven bei der Suche. Trotzdem ergeben sich aus der digitalen Form der Datenhaltung ganz neue Fragen: Wie kann ich meine Daten eigentlich sichern, bspw. vor einem Festplattenausfall? Wie bekommen meine Mitarbeiter Zugriff auf die für sie relevanten Daten? Und wie kann ich sicherstellen, dass alle immer mit den aktuellsten Daten arbeiten und nicht versehentlich einen alten Datenstand nutzen?
Die Antworten auf viele dieser Fragen kann ein Konzept mit sich bringen, das sich nicht nur in kleinen und mittleren Unternehmen immer mehr durchsetzt, sondern auch im privaten Bereich auf dem Vormarsch ist: NAS.
Die Abkürzung NAS steht für Network Attached Storage, also „an das Netzwerk angehängter Speicher“. So können alle Mitarbeiter, die an das Netzwerk angeschlossen sind, auch auf das NAS als zentralen Datenspeicher zugreifen. NAS-Systeme gibt es in verschiedenen Größen- und Preisklassen und beinhalten für gewöhnlich 2, 4 oder mehr Festplatten, die in Verbindung zueinander stehen. Das NAS-System selbst übernimmt als Kontrollinstanz die Steuerung der einzelnen Festplatten und regelt den Datenfluss unter ihnen. Der kann ganz nach Anwendungsfall unterschiedlich sein, wird im gewerblichen Bereich aber oft mit dem Fokus auf eine hohe Ausfallsicherheit der Daten festgelegt.
Die wichtigsten Funktionen hierbei sind:
◗ Datenspiegelungen oder -verteilungen auf mehreren Festplatten,
◗ das Vorhalten von Festplatten zum „Einspringen“ im Falle eines Hardwaredefekts an einer anderen Festplatte,
◗ die Möglichkeit des Datentransfers auf einen anderen physischen Speicherort und
◗ das Erstellen von Snapshots zur Wiederherstellung eines Zustands zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Unterschiedliche Szenarien für die Sicherheit der gespeicherten Daten
Festplatten haben eine begrenzte Lebensdauer, die jedoch niemand genau vorhersagen kann. Darum ist das Vorhalten von Lösungen für Ausfallsituationen wichtig für Unternehmen, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Ein NAS-System kann Daten parallel auf verschiedenen Speichermedien vorhalten, so dass im Falle eines Ausfalls einer Festplatte keine Daten verloren gehen. Hier gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen. Das Vorhalten einer Ersatzfestplatte, die im Notfall automatisch vom NAS eingebunden werden kann, kann den Geschäftsbetrieb zusätzlich stabilisieren.
Ein weiteres Risiko für die Datenverfügbarkeit kann der Standort des Unternehmens sein. Legen Stromausfall oder Blitzschlag die Elektronik lahm, sind externe Lösungen notwendig, um bspw. den Außendienst weiter mit Daten versorgen zu können. Einige NAS-Systeme bieten hier Replikationslösungen mit anderen Standorten oder einer Cloud an, die im Ernstfall einspringen können.
Darüber hinaus sollte berücksichtigt werden, dass Viren oder versehentliche Datenlöschungen von Anwendern zum Verlust wichtiger Geschäftsdaten führen können. Um diesen Fällen vorzubeugen, bieten NAS-Systeme die Möglichkeit zeitpunktbezogene Datensicherungen, sogenannte Snapshots, zu erzeugen. Im Bedarfsfall können diese dann ganz oder teilweise wieder in das aktive System eingespielt werden, um einen vorherigen Datenstand wiederherzustellen.
Welche Sicherheitsstufe benötigt wird und welche Risiken möglicherweise besonders im Vordergrund stehen, sollte jedes Unternehmen für sich entscheiden. Anhand dieser und weiterer Kriterien kann am Ende ermittelt werden, welches NAS-System für welches Unternehmen das Richtige ist.
Technik ersetzt das Mitdenken nicht
Trotz aller technischer Hilfsmittel ist eine gute Organisation und das „Mitdenken“ aller Beteiligten nach wie vor von essenzieller Bedeutung. Ein schlüssiges Konzept zur Dateiablage, Dateinamenskonventionen und Versionierungskonzepte sollten auch beim Einsatz von NAS-Systemen zum kleinen Ein-mal-eins von Unternehmen gehören, um eine Übersichtlichkeit ihres Daten- und Dateibestandes langfristig sicherzustellen.
■ Dennis Cosfeld-Wegener